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週1でプロジェクト横断レビューを行うと、組織はどう変わるのか

rootでは、毎週金曜日に社員全員が集まり、進行中のプロジェクトを横断してレビューをする「プロジェクトレビュー」を実施しています。そこではプロジェクトの垣根を超えたメンバー間の活発なコミュニケーションが交わされ、個々の得たナレッジが組織へ転換されています。本記事では、その目的と方法、得られる価値について紹介します。

プロジェクトレビューの二つの目的

プロジェクトレビューを始めた目的の一つはコミュニケーションの促進です。

rootは基本的に1プロジェクトにつき1人か2人のメンバーで進行します。そのため一緒にプロジェクトを進めるメンバーとはよく話す機会がありますが、そうではないメンバーとはなかなか交流の機会がありません。メンバー間のコミュニケーション量に個人差が発生しはじめたため、全員が一同に介して話し合える場を作る必要がありました。

もう一つは個人のナレッジの組織転換です。

個人がプロジェクトの中で得たナレッジを組織にうまく伝達しないと、別のメンバーが同じ課題に直面した際に解決策を再発明をしなければなりません。それぞれのメンバーがプロジェクトで経験し得た学びを集合知として蓄積すれば、プロジェクトの進行をより加速させられると考えました。

そこで、元々は進捗共有やメンバーへの報告のみをおこなっていた時間をナレッジを組織に転換するコミュニケーションの時間へ変更。運用を始めました。

レビューのキモは、全員が話す場にすること

プロジェクトレビューでシェアするナレッジはNotionを使ってまとめています。

夏休みの宿題を各々発表

事前に各自が話したいトピックを一つ以上持ち寄り、順番に話していきます。トピックは自分が携わっているプロジェクトでの学びや今後組織で改善すべき課題、最近気になっているデザイン事情など、多岐に渡ります。例えば、お盆休み明けのプロジェクトレビューでは、休み中に体験したり利用したものやサービスに関して、デザインの観点から考察し、得た学びを共有しあいました。

プロジェクトレビューの様子

レビュー中に疑問に感じたりより深掘りたいと思ったことに関しては、積極的に質問が飛び交います。注目が集まるトピックについては、しばしば議論が起こることもあります。普段、あまり話さないメンバーや入社したばかりのメンバーも、この場があることで、他のメンバーと交流するよい機会としても機能しています。

プロジェクトレビューはメンバーの行動をどう変えたのか

プロジェクトレビューを通じて、普段の行動にどんな変化があったのか、メンバーに聞いてみました。

まず、意見として上がったのが、学びをアウトプットする場が設けられたことによる、インプットへの意識変化です。「普段のプロジェクトや読んだ本で得た学びを自分の中で咀嚼し言語化する癖がついた」、「学びを他のメンバーが活かすためにどう伝えるのがよいか考えるようになった」といった声がありました。はじめは言語化が得意でなかったメンバーも、プロジェクトレビューを繰り返すうちに、徐々に上手くなっているように感じます。

別の視点では、組織への向き合い方にも変化がありました。プロジェクトレビューでは、中長期的な課題について話し合う機会もあります。毎週組織の方向性について考える機会が増えたことで、日頃からどうすれば組織をより良くできるか考えるようになったそうです。

自らの思考を深め、外部に知見を広げていく場へ

今後は、関わっているプロジェクトに限らず、各自が関心のあることを探求し発表する場にもしていく予定です。ジュニアメンバーにとっては、先輩から情報を得るだけでなく、本から得た学びをアウトプットするなどを通し、考察やコミュニケーションレベルの向上に活かせる機会に。シニアメンバーには、プロジェクト以外にも新たな視点を得る機会になればと考えています。

また、現在のプロジェクトレビューとは別に月1で外部のパートナーの方も含めプロジェクト全体を振り返るレビューの場のセットを計画しています。この場が上手く回れば、社外の方とのコミュニケーション促進やナレッジの共有にもつながり、チーム力の底上げも期待できるはずです。

ナレッジシェアの方法として、DropBox Paperを活用した取り組みの紹介もしています。

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