組織全体で個人の熟達を後押しするには？組織拡大をめざすrootが、全社で取り組むナレッジマネジメント

rootでは、これまでデザインを通じてクライアントの事業ステージに合わせた成長の支援に取り組んできました。今後、より多くの事業の成長に伴走していくために、組織として活動するステージへシフトしはじめています。

現在、root社内では組織として活動を行っていく上でナレッジマネジメントが重要だと捉え、様々な取り組みを行っています。本記事ではrootがどのようにナレッジのシェアを行い、共有されたナレッジをいかに活用しようとしているかについてご紹介します。

デザインの属人性をいかになくしていくかが組織の成長へとつながる

rootの提供価値は、デザインを通じた事業成長の支援です。UIやロゴの制作だけでなく、デザインプロセスの導入などデザインを組織へ根付かせるお手伝いも行います。

そのため、rootにおいてはUIデザインやUXデザインなどの知識だけではなく、事業や組織に関する知識も重要です。これらの知識は「これだけ理解しておけば問題ない」というような基準が存在するものではありません。使える知識としていくためには、実践と振り返りの反復を行っていく必要があります。ただ、こうした知識は暗黙知であり、属人性が高い傾向があります。

これまでのrootは少人数の組織であったため、十分に経験を重ね、知識やスキルをすでに獲得しているメンバーが中心でした。今後、事業や組織の成長を見据えたときに、知識やスキルが属人化したままでは、新たなメンバーが加わった際、これまで提供していた価値が再現できない可能性があります。

こうした課題を解消するために、スキルや知識のある人間がカバーしようとすれば、一部のメンバーが常にプレイヤーとしてプロジェクトに参画する必要がでてしまいます。そうなれば結局、限られたメンバーのキャパシティ以上の事業拡大が難しくなります。つまり、組織内における知識やスキルの属人化を放っておくと、事業や組織の成長においてボトルネックになってしまうのです。

組織のメンバー全員が知識やスキルを共有できる状態が実現できていれば、メンバーが増えても再現性を持って価値を提供できます。それだけでなく、それぞれのメンバーが案件で新たに獲得した知識やスキルを組織全体に共有し、学習し続けられるようになります。

組織全体で学習可能な環境をつくることで、一人では得られなかった範囲の学びや気づきを得る機会にもなり、個人にとっても組織に属するメリットが大きくなるはずです。結果、個人の熟達を叶えることで組織が理想とする事業の成長にも近づくといったポジティブなサイクルをつくれるのではないかと考えています。

rootではこうしたポジティブなサイクルをつくるために、ナレッジマネジメントが重要だと考えています。それぞれがこれまで培ってきた経験をナレッジとして、誰もが再現性高く使えるようにする。それにより個人の熟達のスピードもあがり、組織や事業も順調に伸びていくはずです。

しかし、単に「ナレッジを共有してください」というだけではナレッジシェアは行われません。rootでは、ナレッジが共有され活用される仕組みをつくるために、いくつかの取り組みに挑戦しています。

知識が個人や組織の発達へ活用される状態をめざして

理想は、誰もが自然にナレッジを共有したくなり、自分が必要な時にそのナレッジを自由に引き出すことができるような状態。また、現在の現場で使われている知識だけでなく、ゆくゆく提供していきたい価値に紐付けて「もっとこういう知識やスキルが必要」だという議論がされるようになることも重要です。

rootではそうした理想状態を実現していくため、以下のような3段階のプロセスを計画しました。左から右に向かうに連れて、理想状態に近づいていくイメージです。

一番左の図では、個人におけるナレッジ活用の状態を表しています。PDCAが回る中で個人の経験や外部から得た知識がアクションにつながるナレッジとして活かされています。ここでは個人の中で実践されているだけなので、組織にとってはまだ暗黙知の状態といえます。個人による練度の向上は望まれるものの、学びが全体に普及しません。

次の段階では、各個人のナレッジが組織の全員が見える場所に集められ、可視化されています。共有はされていますが、まだ体系化はされていない状態だと考えてください。体系化されていないままでも、可視化さえされていれば、その中から使えるナレッジを探してプロジェクトに利用することができます。ここではナレッジをつくってくれた人に対する感謝が、ナレッジを利用した人の次なる創発の動機になり、自然と運用がまわっていくことをゴールとして見ています。

そして、最終的な状態では、集められたナレッジを体系化、構造化し、知識がより利用しやすい状態でアーカイブされている状態です。

rootでは現在、個人の振り返り機会を設けたり、興味関心を発表し合う場を設定したりすることで、一番左のフェーズを達成しつつあります。以下の記事は実際に個人のナレッジから生まれたものです。

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他にもプロジェクトの共有会や先輩後輩のメンタリング等で個人から個人へ必要なナレッジが共有されている場面も見かけるようになりました。

ナレッジを共有したいと思える文化の醸成が成功の鍵

個人のナレッジ活用のフェーズから、ナレッジの可視化のフェーズへ移行するために、何を行うか。rootが半期に一度実施している合宿が良い機会だと考えました。模擬的にナレッジが可視化された状態を再現し、ナレッジマネジメントの意義を全員に体験してもらうとともに、ナレッジの可視化がうまく回り始めるために必要な初期ナレッジの収集を狙います。

合宿では、「ナレッジ共有の意義を体感してもらい、自らのナレッジも共有したいと思ってもらうこと」と「過去の経験や外部知識を掘り起こし、ナレッジ化すること」の2つを主な目的とし、ワークショップを実施しました。

各人のナレッジ共有の意義の体感と意欲醸成については、メンバーにナレッジ共有は嬉しいことであると感じてもらうことを目標に置きました。ナレッジは人の善意によって共有されるもので、自発的に「共有しよう」と思えるような文化づくりが重要です。そこでナレッジ共有の嬉しいポイントを体感してもらうことで、ナレッジを共有することへのポジティブな気持ちが生まれるような仕立てを意識しました。

過去の経験や外部知識の掘り起こしとナレッジ化では、とにかくたくさんの情報を集めてメンバーのなかにどういったナレッジがあるのか、今後出てくるであろうナレッジの方向性を確認し、体系化していく際の軸の解像度をあげていきました。

ある程度スコープをしぼって実施したにも関わらず、かなりの数のナレッジがでてきました。このことから、メンバー全員がなにかしらナレッジがもってることが可視化され、ナレッジシェアに対してポジティブな雰囲気を作ることも達成できたのではないかと思います。

ナレッジをパターン・ランゲージのフレームで構造化する

今後はナレッジ収集を続け、収集したナレッジをパターンとして整理していく予定です。理念ほど抽象すぎず、マニュアルほど具体的すぎない、行動の方向性を支援するようなものをめざしていきたいと考えています。

rootの仕事は案件によって領域やテーマも様々なので、具体的すぎるナレッジでは自分が遭遇した状況へ応用することが難しくなってしまいます。あくまで指針として示すことができれば、様々な状況でもその学びを活かせるというメリットがあります。また、適度な余白があることで、メンバーがある程度自由度や裁量をもって考えられるため、個人のさらなる気付きや学びを生む装置になるだろうという狙いもあります。

ナレッジマネジメントの取り組みはまだまだ途中ですし、rootがミッションのもと成長を続ける限り続いていくものです。今後はrootが大事にしている価値観や提供している価値についても折り込みながら、共有できるようにまとめていけたらと考えています。

今後もメンバーの一人ひとりが「芯を問い、成長に貢献する。」というミッションを体現し、より多くのクライアントに対して伴走を行えるよう、root全体で成長していくための仕組みを考え続けていきます。

一緒に取り組んでくれる仲間も増やしていきたいのでぜひ興味がある方はご連絡ください。UXデザイナーやUIデザイナーの採用はもちろん、組織が成長していくなかでマネジメント層の採用も行っていきます。